O excesso de informações e tarefas a realizar gera cada vez mais desconforto nas pessoas e uma sensação de improdutividade. Não a toa muita gente recorre a cursos e livros de como aumentar a produtividade.
Neste artigo vou compartilhar com você uma matriz que passei a utilizar e que tem me ajudado muito a melhorar minha produtividade, o nome da matriz é Matriz de Eisenhower ou Matriz urgente-importante, como costumamos falar.
Mas de onde vem este sentimento de falta de produtividade?
Quando você está sobrecarregado com tudo o que ainda não fez, é fácil misturar suas prioridades. Se alguém estiver esperando que você conclua uma tarefa, você pode sentir que esse é o item mais importante da sua lista. Porém, se essa tarefa for não for prioritária o melhor a ser feito seria empurrá-la para uma data mais distante.
No entanto, se você possui alguém te cobrando, este senso de prioridade acaba sendo descartado e você passa a se enrolar cada vez mais.
Além disso, ter 10 coisas que você ainda não fez podem ser tão estressantes, que todas as tarefas acabam se tornando igualmente importantes.
Agora, se você tivesse mais calma para analisar calmamente suas tarefas, você poderia vê-las melhor como realmente são. Discriminadas, elas poderiam variar de muito importante e sua prioridade seria número 1 a “esta realmente não importa”.
Por este motivo a matriz urgente-importante pode ser tão útil para a sua produtividade.
A matriz urgente-importante – também chamada de matriz Eisenhower – é uma ferramenta extremamente básica, mas altamente útil para classificar suas tarefas.
Ela ajuda você a se concentrar no que é importante sem se distrair com todo o resto.
O que é a matriz urgente-importante?
A matriz urgente-importante é um gráfico simples que separa tarefas em quatro categorias diferentes. Cada categoria corresponde a uma ação.
Urgente e importante – faça primeiro
Não é urgente, mas é importante – faça mais tarde / agende
É urgente, mas não é importante – delego para outra pessoa, se possível
Não é urgente e não é importante – elimino
A razão pela qual é chamada de Matriz Eisenhower é que o Presidente Eisenhower, conhecido por ser eficiente, disse:
“Eu tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”
Veja como é a matriz urgente-importante de maneira visual:
O objetivo da matriz é priorizar melhor o que precisa ser feito sem se preocupar com as tarefas de manuseio incorreto ou com o gerenciamento incorreto do tempo.
Você pode usá-la para praticamente tudo, de tarefas domésticas a gerenciamento de projetos e até toda a rotina da semana de trabalho. Se os recursos forem limitados e não puder fazer tudo até o final do dia (ou hora ou semana), a matriz urgente-importante dirá em que você deve se concentrar agora e fará isso rapidamente.
Mais uma coisa: enquanto a matriz urgente-importante é uma excelente ajuda quando você tem muitas responsabilidades, também é valiosa quando você está tentando otimizar seu fluxo de trabalho. Em vez de passar por várias atividades e perder tempo, use a matriz de vez em quando para avaliar o motivo pelo qual está fazendo repetidamente alguma atividade.
Use essa matriz para fazer tudo, desde a rotina matinal até decidir quais clientes e projetos você pode deixar de lado.
Como categorizar suas tarefas pendentes usando a matriz urgente-importante?
A matriz urgente-importante é fácil de usar quando você pega o jeito, mas, por enquanto, gaste algum tempo aprendendo quais tipos de tarefas pertencem a cada quadrante.
Urgente e importante – faça primeiro
Seria quase impossível viver uma vida sem tarefas “urgentes e importantes”.
No momento em que as atividades atingiram esse quadrante, você provavelmente está em algum tipo de crise ou emergência, e para resolver isso você terá um longo dia de trabalho e/ou uma grande possibilidade de trabalhar até a noite.
Esses são os itens que você precisa gerenciar agora! Se você continuar deixando-os sem ação, com certeza entrará em apuros. Prazos, falhas de hardware ou software e reclamações de clientes se enquadram na categoria “Urgente e Importante”. Exemplos destas tarefas:
- Programar postagens de mídia social sobre a venda que começa hoje.
- Revisar o artigo porque o cliente ficou insatisfeito com o primeiro envio.
- O site está fora do ar, entrar em contato com a hospedagem o mais rápido possível.
- Entrar em contato com um cliente que deixou um comentário negativo no Facebook.
Na maioria das vezes, você pode ver essas tarefas chegando, algumas delas provavelmente estavam na sua lista “Não é urgente, mas é importante” por um tempo até o prazo se tornar hoje. Se isso continuar acontecendo, descubra por que você procrastina quando se trata de certas tarefas e se pode haver um sistema que evite que as tarefas normais se tornem as tarefas obrigatórias do “hoje vai ser um pesadelo”.
Além disso, embora nem sempre seja possível prever emergências, você pode criar planos de contingência para aqueles com probabilidade de ocorrência, como falhas no site e críticas negativas.
Não é urgente, mas é importante – faça mais tarde / agende
Essas são as tarefas que sobreviveram à sua lista por semanas, meses ou anos, porque, embora sejam importantes, nunca são urgentes. Sua vida ou carreira não desmoronarão se você não fizer, mas também não poderá se aproximar de alguns de seus grandes objetivos. Educação e treinamento, atualização de processos e fluxos de trabalho, construção de relacionamento e manutenção proativa se enquadram na categoria “Não é urgente, mas é importante”. Por exemplo:
- Inscrever-se no curso gratuito de imagem pessoal.
- Refazer o orçamento doméstico e criar um plano de economia.
- Tomar um café com uma pessoa que você não vê a tempos e pode ser uma aliada comercial.
- Limpar o carro.
Viu? Estas tarefas poderiam adicionar algo à sua vida se fossem feitas, mas elas não destruirão sua vida ou carreira caso você não as faça. Você ainda possuirá uma boa imagem, mesmo não fazendo o curso gratuito. Você sabe que precisa economizar, mas sua situação está controlada. Seu carro está um pouco sujo, mas nada grave e se você não for levar nenhum cliente em seu carro menos grave ainda. No entanto não deixam de ser importantes você fazer em algum momento.
Se você não fizer algumas dessas tarefas, você aliviará a pressão das tarefas “Urgentes e Importantes”. Por quê? O que é “Não é urgente, mas é importante” pode se tornar urgente e sem controle como, por exemplo, a troca de óleo que você sabia que precisava há um mês.
É urgente, mas não é importante – delego para outra pessoa, se possível
Provavelmente, essas tarefas são aquelas que te deixam um pouco louco. Elas gastam sua energia e tempo sem ter muito retorno. Você pode sentir que essas tarefas são as que mais ocupam sua agenda, pois hoje em dia há uma síndrome do tudo ser urgente, mas será que se é urgente é importante?
Na verdade, o urgente às vezes vem mais de quem pede a tarefa do que pela necessidade ou importância mesmo do assunto. Quem pede uma tarefa quer logo se livrar dela, por isso o anseio de ser sempre urgente.
Tarefas como:
- Faça este relatório semanal.
- Responda à mensagem do diretor.
- Envie e-mail para o cliente para que eles saibam que você não vai poder assumir o projeto.
- Atualizar a planilha de orçamento com os gastos de ontem.
Este quadrante é um pouco complicado. Embora as tarefas individuais possam não ter importância, o quadro geral às vezes é importante. Além disso, ter tarefas de baixo valor associadas a resultados de alto valor pode realmente estar no seu caminho. Por exemplo, acompanhar seus gastos é uma boa maneira de encontrar espaço de manobra no seu orçamento. No entanto, atualizar sua planilha de orçamento todos os dias com um resumo dos gastos de ontem é mais entrada de dados do que realmente aprender a gerir o dinheiro.
Aqui neste quadrante você pode querer passar mais tempo se perguntando como tornar cada tarefa mais eficiente?
Se você conseguir arrumar uma forma mais produtiva ou tornar a tarefa automática ou delegar para outra pessoa, você poderá passá-la a um outro quadrante. Por exemplo, se você usar uma ferramenta de orçamento que organize seus gastos depois de vincular a suas contas bancárias, não precisará lançar seus gastos todos os dias. Essa tarefa pode se transformar em “Revisar o orçamento e ver onde posso cortar os gastos”. Você pode fazer isso quinzenalmente ou mensalmente, e não diariamente, o que a tira da categoria atual e passa para “Não é urgente e importante” – que pode ser agendada para o primeiro dia de cada mês.
Não é urgente e não é importante – elimino
As tarefas que se enquadram nessa categoria não têm valor e você nem precisa executá-las. Às vezes, eu me pego fazendo essas tarefas quando não quero iniciar minhas tarefas “urgentes e importantes”. De repente, fico mais interessado no feed do Instagram do que fazendo alguma outra coisa que seja mais importante.
O e-mail que você não precisa atualizar a cada 5 minutos, o uso excessivo de mídia social, reuniões improdutivas e outras atividades assim se enquadram nesta categoria de “Não é urgente e não é importante”. Elas podem até não estar em nenhuma de suas listas de tarefas regulares.
No entanto é claro que você poderá fazê-las, pois faz parte de seu dia a dia, mas é importante saber que quanto mais você gasta tempo nelas, menos tempo você terá para as demais, por exemplo, quanto tempo você gasta fazendo estas coisas abaixo:
- Limpando promocionais, mesmo que nunca faça compras nessas lojas?
- Ficar olhando o feed do Instagram, mesmo que você nunca poste algo ou participe de conversas?
- Você tem uma reunião permanente com um cliente toda semana, mesmo que não haja assunto suficiente para discutir?
Livre-se disso ou reduza drasticamente o tempo com isso. E se você não puder, descubra onde está o seu valor, elabore um plano para tornar a tarefa mais eficiente e mova-a para outro quadrante.
Agora, lembre-se de que certas tarefas sem cérebro podem parecer sem valor, mesmo que não sejam. O que não tem valor para uma pessoa pode ter muito valor para você, especialmente se essa tarefa fizer se sentir mais calmo, mais feliz, inspirado etc.
Agora, não confunda “tarefa” com “atividade de lazer”. Passar um tempo com sua família, filhos, esposa, marido não são tarefas, ok!
Considerações finais sobre a matriz urgente-importante
Ter uma vida produtiva e uma agenda de trabalho completamente organizados é um sonho para muita gente, e provavelmente, você poderá alcançar isso a maioria dos dias.
Mas mesmo se você tiver uma rotina confiável e eficiente, haverá dias em que você se afogará sob tudo o que precisa ser feito em um minuto e não se cobre por isso, é normal.
Em vez de tentar se tornar uma pessoa super, hiper, mega produtiva, o que nunca funciona e só deixa você mais exausto(a), seja mais humano e saiba que mesmo com uma ferramenta tão rica falhas são compreensíveis.
OBS: Obviamente, essa matriz é muito fácil de desenhar por conta própria, mas se você deseja fazer o download de um modelo, pode clicar abaixo e fazer o download da ferramenta que preparei para você.
